home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Monster Media 1994 #2 / Monster Media No. 2 (Monster Media)(1994).ISO / business / dwlog.exe / PASSLOG.TXT < prev    next >
Text File  |  1994-06-19  |  13KB  |  333 lines
  1.    You may type INSTALL at anytime in the future to reaccess this document. 
  2.    You may also use any word processor - this document is file PASSLOG.TXT
  3.  
  4.  
  5.              ***************************************
  6.              ********** PRESS F2 TO PRINT **********
  7.              ***************************************
  8.  
  9.  
  10.  
  11.                   PASSLog v2.0a
  12.                   June 20, 1994
  13.           Professional PASS Service Tracking Software
  14.  
  15.  
  16.  
  17.  
  18.  
  19.  
  20.  
  21.  
  22. Developed by
  23.  
  24. Tom H. Emmons Jr.
  25. DisAbility Works, Inc.
  26. (303) 985-3376 V/TDD
  27. (303) 989-6156 BBS
  28. Copyright (c) DisAbility WOrks, Inc. 1993,1994
  29.  
  30.  
  31.  
  32.  
  33.  
  34.  
  35. I.   INTRODUCTION - Your PASSLog System and You!
  36.  
  37. The PASSLog Tracking System is a powerful database system that allows you to 
  38. record, modify, track, and generate reports on all of the data associated 
  39. with providing services to  your PASS contacts and clients. Reports may be 
  40. generated, based on user selected database fields.
  41.  
  42.  
  43.  
  44. II.   INSTALLATION - How To Get the PASSLog System Up and Running!
  45.  
  46. The installation routine will create a directory on your C: Drive named 
  47. "\PASSLOG" and place the program files in it. The installation procedure 
  48. will also create a batch file named PL.BAT in your root directory.  You may 
  49. run the program by simply typing PL at the DOS Prompt (C:\>) and pressing 
  50. Enter.
  51.  
  52. After getting the system up and running, the first thing you should do is 
  53. enter information in the Customer database.  This provides information to 
  54. the Service Log module of the PASSLog System to be used during the service 
  55. tracking process.
  56.  
  57.  
  58.  
  59. III.   OVERVIEW - What You See Isn't Necessarily All That You Get!
  60.  
  61.     Upon loading, the most obvious feature of the PASSLog system is the 
  62.     Main Menu.  It provides you access to the databases, reports and 
  63.     utilities needed to track and document your work.  From this and all 
  64.     menus, you may use either your arrow keys (<- ->) and Enter or the 
  65.     first letter or number of the highlighted menu item to select a new 
  66.     module.  From this menu you may select
  67.  
  68.     1. Customer
  69.     2. Service Log
  70.     3. Reports
  71.     4. Utilities
  72.     5. Exit
  73.  
  74.  
  75. IV.   A WORD ABOUT DATABASES
  76.  
  77. Like many other disciplines, working with a database requires an understanding 
  78. of a few concepts and terms, to help us all communicate in the same language.  
  79. A database is itself a logical collection of information--as in a collection 
  80. of recipes, a phone book, or an inventory of merchandise, or, as in PASSLog, 
  81. a collection of customer service information.  Computerized databases allow 
  82. this information to be stored in a specific manner allowing very rapid 
  83. manipulation of the information contained within.  It allows, among many other 
  84. powerful features, instant access to any information contained within.  
  85. Another important and powerful feature of a database is its ability to sort 
  86. the data and generate reports based on that sorted information.  For example, 
  87. if you needed to know how many clients you had in a certain ZIP Code, the 
  88. database would be able to generate this report for you.  To provide the 
  89. flexibility to generate these reports, the database stores information into 
  90. logical groupings.  The following terms describe these groupings:
  91.  
  92. FILE - A collection of all of the information (or records) contained within 
  93. one database.  As in the Customer Information records.  In PASSLog, the 
  94. Customer and Service Log data are contained within separate database files.
  95.  
  96. RECORD - A database record is a complete, logical grouping of data (or fields) 
  97. needed to collate all data for one entity; as in all of the fields of data for 
  98. one Customer Information record--one customer's data.
  99.  
  100. FIELD - Each separate entry within a database record.  The more distinct each 
  101. field is, the more flexible the database will be during report sorting and 
  102. generation.  In PASSLog, you use the TAB Key, or the Up or Down Arrow keys, 
  103. or the (Enter key, to jump from field to field on the screen.
  104.  
  105.  
  106.  
  107. V.   CUSTOMER INFORMATION WINDOW - Your database interface!
  108.  
  109. Let's start with the Customer database. You must always start by entering the 
  110. basic data on new customers before tracking their services. Look at your 
  111. "Customer Information" window in the middle of the screen. Along the top of 
  112. the screen are several control menus that allow access to all of the various 
  113. commands, or features, of PASSLog.  As you navigate through the various 
  114. options available within the control menus (using the arrow keys) a help line 
  115. at the bottom of the screen provides a small reminder about the function of 
  116. the currently highlighted item. 
  117.  
  118. The most prominent item on the initial Customer screen is the Customer 
  119. Information window. This window is your primary interface, or view-port, into y
  120. our collection of customer data.  It is your tool for inserting, editing, and 
  121. displaying the customer data within the database.  The Customer Information 
  122. window is logically divided into several "fields" of information.
  123.  
  124. 1st Contact - Edit/View the date of first contact for this customer.
  125.  
  126. ID # - Edit/View the ID # for this customer.
  127.  
  128. First - Edit/View the customer's first name.
  129.  
  130. Last - Edit/View the customer's last name.
  131.  
  132. SSN - Edit/View the customer's Social Security Number.
  133.  
  134. Phone - Edit/View the customer's phone number.
  135. Address - Edit/View the customer's address.
  136.  
  137. City/S/Zip - Edit/View the customer's City, State and/or Zip Code.
  138.  
  139. Status - Edit/View the customer's PASS status.  Pressing F2 provides a 
  140. selection window to chose from various status options.
  141.  
  142. Notes - Edit/View any notes maintained for this customer.  The notepad may 
  143. be accessed by pressing the spacebar while in the Customer Information window, 
  144. or by selecting NOTES from the File Operations menu.
  145.  
  146. Since the operation of the Customer Information window is controlled through 
  147. the use of the File Operations menu, we will proceed to that section to cover 
  148. the details.
  149.  
  150.  
  151. VI.   FILE OPERATIONS - Creating & Viewing Your Information Database!
  152.  
  153. As obvious as the Customer Information window, the File Operations menu is 
  154. readily poised for action upon program startup as the logical first step in 
  155. the PASSLog database system.  The commands available in the File Operations 
  156. menu operate as follows:
  157.  
  158. ADD - Selecting this command places you directly into a blank Information 
  159. window to add a new record to the database.
  160.  
  161. EDIT - This command places the cursor in the Information window allowing you 
  162. to edit (change) information in an existing record.
  163.  
  164. BROWSE - This command overlays a window arranged in columns of data from all 
  165. records in the database, allowing you to browse or scroll through them.
  166.  
  167. NEXT - This command will page to the next record in the database.
  168.  
  169. PREVIOUS - This command will page to the previous record in the database.
  170.  
  171. FIRST - Selecting this command jumps you to the first record in the database.
  172.  
  173. LAST - Selecting this command jumps you to the last record in the database.
  174.  
  175. DEL - This command will flag the current record for deletion.  To actually 
  176. remove the record from the database file, you must go into the Utility Menu 
  177. and select Pack - Re-index to either pack or re-index the database.  Any 
  178. records flagged for deletion will be deleted at that time.
  179.  
  180. NOTES - This command opens a Note/Memo Pad window on the screen allowing you 
  181. to maintain notes pertaining to the selected database record.
  182.  
  183. ORDER - This command displays a Set Index window allowing you to select the 
  184. BROWSE and/or SEEK orders.
  185.  
  186. SEEK - This command seeks for the database record  based on the previously 
  187. designated ORDER command.
  188.  
  189. FILTER - This command allows the designation of a filter, or parameters, for 
  190. the display of specific records.  You set the Filter, such as State=CO, to 
  191. have the database show only customers' records that fit the condition.  The 
  192. Filter comes preset with 6 Filters for use with the Report Module.
  193.  
  194. EXIT - This command displays an exit window allowing you to exit the program, 
  195. or, resume database operations.
  196.  
  197.  
  198. VII. Service Log Menu!
  199.  
  200. This is the module you will use to enter your daily documentation of services 
  201. you provided.  The File Operations menu operates as described in the Customer 
  202. Database section.  To log a service you provided to a customer listed in the 
  203. customer database, you select ADD.  A transaction number is automatically 
  204. assigned and the cursor is placed in the ID Num field.  Press F2 and select 
  205. from the listed customers.  Once you have selected, the first and last name 
  206. are automatically inserted.  Enter the date you provided the services and 
  207. then with the cursor in the Minutes field - Press F2 to select the amount of 
  208. time you provided services.  The default settings are for 15 minute segments 
  209. up to 1 hour.  If you provided more than 1 hour of service, enter additional 
  210. transactions for the client.  The time settings can be customized for your 
  211. agency.  Contact DisAbility Works should you need more assistance.  With the 
  212. cursor in the Service Code field press F2 and select the category or type of 
  213. service you provided.  Press the Spacebar at the Note field to enter any 
  214. notes concerning the services you provided (progress notes).  When you have 
  215. entered all the data, press F10 to save the information.
  216.     
  217.  
  218.  
  219. VIII. Utilities Menu!
  220.  
  221. Selecting this choice displays the Utility menu allowing you to use one of 
  222. the following powerful utilities:
  223.  
  224. 1.  Backup
  225. The backup option allows you to backup the files of your choice to the 
  226. destination of your choice.  It also allows you to retrieve that data when 
  227. necessary.  When this option is selected the screen is replaced with the 
  228. Backup/Restore Utility screen containing several prompts and commands.  Near 
  229. the top of the screen are the following three prompts:
  230.  
  231. Source Path. . .  \|PASSLOG\
  232. Source File. . .    *.DB?
  233. Target Drive . . .  A
  234.  
  235. The Source Path allows you to specify the subdirectory in which the backup 
  236. files will be copied from, the default is \PASSLOG\.
  237.  
  238. The Source File prompt allows you to specify which files are to be copied 
  239. (or backed up), the default is *.DB?, meaning all files having an extension 
  240. starting with the letters "DB."
  241.  
  242. The final prompt allows you to specify the "Target Drive," or, the drive name 
  243. which the backup files will be copied to.  Preferably to a floppy disk to 
  244. protect your data in the event of hard drive failure.  To modify these prompts, 
  245. select the Edit command at the bottom of the screen.
  246.  
  247. NOTE: If you are unfamiliar with DOS global parameters and/or subdirectories, 
  248. please refer to the appropriate sections of your DOS manual.
  249.  
  250. Along the bottom of the screen is a menu containing the following commands:
  251.  
  252. Edit - This command allows you to modify the prompts defined above.
  253.  
  254. Backup - This command initiates the backup copying procedure after the correct 
  255. entries are specified as described above.  Ensure that your backup floppy disk 
  256. is located in the specified drive prior to initiating this command.
  257.  
  258. Restore - This command will restore previously saved files (the specified 
  259. backup files) from the specified floppy drive to the specified subdirectory.  
  260. Ensure that your backup floppy disk is located in the specified drive prior 
  261. to initiating this command.
  262.  
  263. QUIT - This command will exit the BACKUP/RESTORE UTILITY to the main menu 
  264. screen.
  265.  
  266.  
  267. 2.  Pack - Re-index
  268.  
  269. This utility is used to reorganize your database files after a record has been 
  270. flagged for deletion or when a different index is specified.  Since database 
  271. files are strictly formatted, these procedures are contained within separate 
  272. utilities in an attempt to make the PASSLog less cumbersome and time consuming 
  273. during normal operations.  The result is a speedier and more efficient 
  274. database program.
  275.  
  276. When this utility is selected, the File Utility screen is displayed.  This 
  277. screen displays the available database files, each having an associated file 
  278. number and file description.  A menu bar containing the following commands is 
  279. displayed along the bottom of the screen:
  280.  
  281. All-Select - This command will select all of the listed files for packing or 
  282. re-indexing.
  283.  
  284. Select-unselect - This command replaces the menu bar with a prompt allowing 
  285. the selection or, alternately, unselection of any of the numbered database 
  286. files.
  287.  
  288. PACK - This command executes the Pack procedure on the selected database 
  289. files.
  290.  
  291. RE-INDEX - This command executes the Re-index procedure on the selected 
  292. database files.
  293.  
  294. EXIT - This command Exits the File Utility and returns to the main PASSLog 
  295. screen.
  296.  
  297.  
  298. 3.  Database Utilities (DBU)
  299. This utility is very powerful and contains many features for the configuration 
  300. of your database files and is intended for technical support use only.
  301.  
  302.  
  303.  
  304. IX.  Reports
  305.  
  306. Selecting this choice displays the Reports menu allowing the selection of one 
  307. of the following report types:
  308.  
  309. 1.  Individual Activity
  310. Displays on the screen services provided to an individual
  311.  
  312. 2.  Monthly Activity
  313. Displays on the screen activity provided to all clients in any specified 
  314. period.
  315.  
  316. 3.  Progress Notes
  317. Prints out prgress notes for any selected Client. 
  318.  
  319. 4.  Defaults
  320. Choose Display on Screen, Save to File, or Print to HPIII.
  321.  
  322.  
  323. X.   EXIT
  324.  
  325. This option is available on several menus and screens, and each gives the user 
  326. another means t return to the previous menu.
  327.  
  328.  
  329.  
  330.  
  331.  
  332.  
  333.